Proses Organisasi dan Komunikasi

Proses Organisasi Berlangsung

Proses dalam kamus bahasa Indonesia berarti rangkaian suatu tindakan. Sedangkan proses dalam buku organisasi karangan Gibso Invancevich Donnelly adalah berkenaan dengan aktifitas yang memberi kehidupan pada skema organisasi tersebut. Proses organisasi merupakan jiwa bagi struktur organisasi. Jika proses tersebut tidak berjalan dan berfungsi dengan baik, maka masalah yang tidak pernah diharapkan akan timbul dalam sebuah organisasi. Terdapat empat proses yaitu komunikasi, pengambilan keputusan, evaluasi prestasi, sosialisasi dan karir.

Raymond  V. Lesikar telah menguraikan 4 faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu :

a. Saluran omunikasi formal

b. Struktur organisasi

c. Spesialisasi jabatan

d. Apa yang disebut lesikar sebagai “Kepemilikan informasi”

Proses Mempengaruhi Dan Pengambilan Keputusan Pada Organisasi

Dalam sebuah organisasi, sebuah keputusan di ambil dengan tujuan memperlancar jalannya organisasi tersebut. Berdasarkan sifat dan tujuannya, keputusan-keputusan yang diambil dapat diilustrasikan sebagai berikut :

1.   Top Management, atau Pimpinan kelas atas mengambil keputusan-keputusan yang bersifat Strategy atau Policy umum yang disertai dengan penerbitan peraturan-peraturan umum dan instruksi-instruksi pimpinan kepada bawahannya.

2.  Pimpinan kelas menengah (Middle Management) melaksanakan keputusan-keputusan yang telah diambil oleh atasan dengan mengambil keputusan-keputusan yang bersifat structural (organisasional). Keputusan-keputusan yang diambil oleh Pimpinan kelas menengah ini antara lain mengenai tugas pokok (mission) organisasi dan keputusan-keputusan fungsional, yakni mengenai masalah-masalah teknis yang menyangkut mutu atau efektivitas dari organisasi.

3.  Sedangkan pimpinan bawah (Lower Management) mengambil keputusan-keputusan yang bersifat operasional, yakni penyelenggaraan kegiatan organisasi secara langsung, baik yang bersifat rutin maupun tidak, dan yang diprogramkan oleh pihak atasan maupun tidak.

KOMUNIKASI dalam Pengertian, Unsur-unsur, dan Hambatannya

Definisi dan Unsur- Unsur Komunikasi

Definisi komunikasi

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.

Beberapa definisi komunikasi adalah:

1. Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).
2. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).
3. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).
4. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W).
5. Komunikasi adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain, komunikasi merupakan proses sosial (Modul PRT, Lembaga Administrasi).

Unsur-Unsur dalam Komunikasi

Unsur-unsur dalam komunikasi ada beberapa bagian, yakni :

1. Sumber
2. Komunikator
3. Pesan
4. Channel / Saluran
5. Komunikasi
6. Efek
7. Faktor- faktor yang diperhatikan dalam proses komunikasi

1. Sumber
Sumber adalah dasar yang digunakan dalam penyampaian pesan dan digunakan dalam rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa orang, lembaga, buku, dokumen dan sejenisnya.

2. Komunikator
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

1) Penampilan
Khusus dalam komunikasi tatap muka atau yang menggunakan media pandang dengan audio visual, seorang komunikator harus menyesuaikan diri dengan lingkungan dan komunikan. Penampilan ini sesuai dengan tata krama dengan memperhatikan keadaan, waktu dan tempat.

2) Penguasaan masalah
Seseorang yang tampil atau ditampilkan sebagai komunikator haruslah betul- betul menguasai masalahnya. Apabila tidak, maka setelah proses komunikasi berlangsung akan menimbulkan ketidakpercayaan terhadap komunikator dan akhirnya terhadap pesan itu sendiri yang akan menghambat terhadap efektivitas komunikasi.

3) Penguasaan bahasa
Komunikator harus menguasai bahasa dengan baik. Bahasa ini adalah bahasa yang digunakan dan dapat dipahami oleh komunikan. Penguasaan bahasa akan sangat membantu menjelaskan pesan- pesan apa yang ingin kita sampaikan kepada audience.

3. Pesan
Pesan adalah keseluruhan dari apa yang disampaikan oleh komunikator. Pesan ini mempunyai inti pesan yang sebenarnya menjadi pengarah di dalam usaha mencoba mengubah sikap dan tingkah laku komunikan. Pesan dapat secara panjang lebar mengupas berbagai segi, namun inti pesan dari komunikasi akan selalu mengarah kepada tujuan akhir komunikasi itu.

4. Channel/ Saluran
Channel adalah saluran penyampaian pesan, biasa juga disebut dengan media. Media komunikasi dapat dikategorikan dalam dua bagian, yaitu media umum dan media massa. Media umum adalah media yang dapat digunakan oleh segala bentuk komunikasi, contohnya radio dan sebagainya. Media massa adalah media yang digunakan untuk komunikasi massa, misalnya televisi.

5. Komunikasi
Komunikasi dapat digolongkan menjadi 3 jenis, yaitu :

1) personal
2) kelompok, dan
3) massa

Dari segi sasarannya, komunikasi ditujukan atau diarahkan kedalam komunikasi personal, komunikasi kelompok dan komunikasi massa.
 

6. Efek

Efek adalah hasil akhir dari suatu komunikasi, yaitu sikap dan tingkah laku orang, sesuai atau tidak sesuai dengan yang kita inginkan. Apabila sikap dan tingkah laku orang lain itu sesuai, maka komunikasi berhasil.

7. Faktor- faktor yang diperhatikan dalam proses komunikasi
1) Empat tahap proses komunikasi menurut Cutlip dan Center, yaitu:

1. pengumpulan fakta                                 3. Komunikasi

2. Perencanaan                                           4. Evaluasi

2) Prosedur mencapai effect yang dikehendaki menurut Wilbur Schraam, yaitu:

- Attention (perhatian)                                 - Interest (Kepentingan)

- Desire (Keinginan)                                                - Decision (Keputusan)

- Action (Tindakan)

Ilustrasi dalam menyalurkan ide melalui komunikasi

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

a.    IDE (gagasan)

Pengirim atau sender.

b.   PERUMUSAN

Ide si Pengirim disampaikan dalam kata-kata.

c.   PENYALURAN (transmitting)

Disampaikan melalui lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat.

d.   TINDAKAN

Perintah-perintah dalam organisasi yang dilaksanakan.

e.   PENGERTIAN

Kata-kata si Pengirim yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si Penerima.

f.    PENERIMAAN

Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).

Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan komunikasi yang setepat-tepatnya, karena dalam akhir dari pengambilan keputusan tersebut hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan kerjasama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan organisasi.

Hambatan dalam Komunikasi

1. Hambatan dari Proses Komunikasi

• Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional. 
• Hambatan dalam penyandian / symbol.

Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

• Hambatan media adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan. 
• Hambatan dalam bahasa sandi adalah hambatan yang terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima.
• Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut. 
• Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan lain sebagainya. 

2. Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3. Hambatan Semantik.

Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara si pemberi pesan dan si penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional, maupun internasional), adanya istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.

4. Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak disampaikan.

5. Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat panca indera seseorang, dll.

Klasifikasi Komunikasi Dalam Organisasi

1.   Dari segi sifatnya

a. Komunikasi lisan

komunikasi lisan secara langsung adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan yang membatasi mereka.lisan ini terjadi pada saat dua orang atau lebih saling berbicara/ berdialog, pada saat wawancara, rapat, berpidato.

komunikasi lisan yang tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantara alat seperti telepon, handphone, VoIP, dan lain sebagainya karena adanya jarak dengan si pembicara dengan lawan bicara.

b.   Komunikasi tulisan

komunikasi tulisan adalah komunikasi yang di lakukan dengan perantaraan tulisan tanpa adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan dapat dimengerti oleh penerima.Komunikasi tulisan dapat berupa surat-menyurat, sms, surat elektronik, dan lain sebagainya. 

komunikasi tulisan juga dapat melalui naskah-naskah yang menyampaikan informasi untuk masyarakat umum dengan isi naskah yang kompleks dan lengkap seperti surat kabar, majalah, buku-buku dan foto pun dapat menyampaikan suatu komunikasi secara lisan namun tanpa kata-kata. Begitu pula dengan spanduk, iklan, dan lain sebagainya.

c.    Komunikasi verbal

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.

d.    Komunikasi NonVerbal

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara. Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi " tidak menggunakan kata " dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah  sadar, yang dapat berupa komunikasi verbal ataupun nonverbal.

2.   Dari segi arahnya

a.   Komunikasi ke bawah

Mengalir dari orang pada hierarki yang lebih tinggi ke jenjang yang lebih rendah. Misalnya dalam bentuk  instruksi, memo resmi, prosedur, pedoman kerja, pengumuman, dan lain sebagainya.

b.   Komunikasi ke atas

Porsi ini sebenarnya dituntut untuk seimbang dengan komunikasi ke bawah. Berbeda dengan komunikasi ke  bawah, komunikasi ke atas mengalir dari orang pada hierarki yang lebih rendah kejenjang yang lebih tinggi.  Misalnya, dalam bentuk kotak saran, pertemuan kelompok, pengaduan kepada pimpinan, dan lain sebagainya.

c.   Komunikasi horizontal

Merupakan pertimbangan utama dalam desain organisasi, namun organisasi yang efektif memerlukan juga  komunikasi horizontal yang sangat perlu bagi koordinasi dan integrasi dari beraneka ragam fungsi keorganisasian.  Misalnya, komunikasi antar produksi dan pemsaran dalam organisasi bisnis, dan lain sebagainya.

d.    Komunikasi diagonal

Merupakan jalur komunikasi yang paling jarang digunakan oleh pihak manapun, komunikasi diagonal penting dalam situasi ketika para anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui jalur ini.

3.   Menurut Lawannya :

a.   Komunikasi Satu Lawan Satu : berbicara dengan lawan bicara yang sama
banyaknya. Contoh : berbicara melalui telepon

b.  Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok)‏ : berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok. Contoh : dalam acara rapat dengan para petinggi organisasi atau perusahaan.

c.  Kelompok Lawan Kelompok : berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain. Contoh : debat partai politik, debat antara kelompok mayarakat.